Akte 03 — Papierloses Büro
Papier raus. Nachweis bleibt.
Das Scannen Ihrer Dokumente ermöglicht es, diese immer im Zugriff zu haben. Damit werden nicht nur platzraubende Aktenschränke überflüssig — auch das Auffinden der Dokumente lässt sich viel leichter gestalten.
Was Sie davon haben.
Mit der zunehmenden Digitalisierung werden immer mehr elektronische Belege zwischen Unternehmen ausgetauscht. Ersetzendes Scannen ermöglicht Flexibilität: Originale Buchungsbelege müssen nicht mehr in Papier aufbewahrt werden.
Zeit, Platz und Geld
Sicherheit
Digitales Archiv
Büroorganisation
Raum
Voraussetzung 01
Verfahrensdokumentation
Eine Dokumentation, in der die Prozesse vom Eingang des Papierbelegs über den Scanvorgang bis hin zur Vernichtung festgehalten sind.
Voraussetzung 02
Archivierungssoftware
Für eine unveränderbare Speicherung der Belege über die gesamte Aufbewahrungsfrist hinweg.
Akte 02 — Haltung
Lösungen, in denen sich Ihre Mitarbeiter wiederfinden.
Wir legen Wert darauf, Lösungen für Ihr Unternehmen gemeinsam mit Ihnen zu finden, damit Sie und Ihre Mitarbeiter sich in den Prozessen und Methoden wiederfinden. Dabei werden die spezifischen Faktoren zur Erreichung des jeweiligen Ziels berücksichtigt.
Akte 02 — Vom Regal ins Archiv
Anforderungen an die Verfahrensdokumentation
Das BMF-Schreiben konkretisiert die Umsetzung des ersetzenden Scannens im Rahmen der GoBD.
- Ein Papierdokument kann seit Anfang 2015 gescannt und danach vernichtet werden, wenn keine gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung zur Aufbewahrung besteht.
- Die Aufbewahrung digitalisierter Belege muss in einem revisionssicheren Archiv erfolgen, sodass Belege unveränderbar gespeichert sind.
- Zwingend erforderlich ist eine individuelle Verfahrensdokumentation, in der alle Prozessschritte zum ersetzenden Scannen erfasst sind.
- Legen Sie zu Beginn fest, ob das Verfahren für alle aufbewahrungspflichtigen Dokumente gelten soll oder nur für solche mit Belegcharakter.
- Geregelt sein muss, dass ersetzendes Scannen nur auf originär papiergebundene Dokumente anwendbar ist.
- Elektronische Dokumente müssen im Originalformat aufbewahrt werden. Eine ausgedruckte und wieder eingescannte E-Mail erfüllt die steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten nicht.
- Werden auf einem ausgedruckten elektronischen Dokument nach dem Scannen Vermerke mit Belegcharakter angebracht, entsteht ein neues, papiergebundenes Dokument, das als neue Version archiviert werden muss.
- Es empfiehlt sich daher, Dokumente erst nach vollständiger Bearbeitung zu archivieren — oder die Bearbeitung über einen Workflow im digitalen Archiv durchzuführen.
Anforderungen an das digitale Archiv
Nur ein revisionssicheres Archiv macht ersetzendes Scannen zulässig.
- Dokumente werden in einem gesicherten Speicherbereich abgelegt.
- Dokumente können nicht mehr geändert werden.
- Dokumente können nicht gelöscht werden.
- Vollständigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit der Belege sind jederzeit gewährleistet.
- Protokolldaten geben eine Übersicht darüber, was wann und von wem gescannt und archiviert wurde.
- Protokolle ermöglichen den Nachweis, dass das archivierte Objekt seit dem Scannen nicht geändert wurde.
- Revisionssichere Archivierung erlaubt die nachträgliche Überprüfung, dass Prozess und Speicherung ordnungsgemäß durchgeführt wurden.
- Flexibilität, damit Daten mit anderen Systemen ausgetauscht werden können.
- Funktionen und Zugriffsmöglichkeiten müssen einschränkbar sein.
- Die Vergabe der Zugriffsberechtigungen sollte einfach zu verwalten sein.
Datenschutzkonform vernichten — aber richtig.
Das Vernichten eines Dokumentes darf nur dann geschehen, wenn alle Schritte der Verfahrensdokumentation einschließlich mindestens eines durchgeführten Backup-Laufs Ihres digitalen Archivs durchgeführt worden sind.
Es muss eine Liste in Ihrem Unternehmen erstellt werden, die dokumentiert, welche Dokumente wann vernichtet werden dürfen — und welche niemals.
Niemals vernichten
Dokumente, denen aufgrund ihrer Beweiskraft, ihres öffentlichen Glaubens oder gesetzlicher Bestimmung im Original besondere Bedeutung zukommt:
- Testate unter Siegelverwendung
- Notarielle Urkunden
- Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse
- Wertpapiere
- Zollpapiere mit fluoreszierendem Original-Stempel
Ersetzendes Scannen ist immer ein Teil der GoBD-Verfahrensdokumentation — beides gehört zusammen.
Zur GoBD-VerfahrensdokumentationPapierloses Büro, kurz erklärt.
Ersetzendes Scannen spart Zeit, Platz und damit viel Geld — Toner, Papier und Wartung fallen weg. Es schafft Sicherheit, weil Dokumente vor Verlust oder Zerstörung geschützt aufbewahrt werden, ermöglicht ein digitales Archiv mit mehr Ordnung und Übersicht, optimiert die Büroorganisation und gibt wertvolle Raumfläche frei, die beispielsweise als Büro oder Besprechungsraum genutzt werden kann.
Aktenschränke leeren — mit Rückendeckung.
Wir schreiben die Verfahrensdokumentation für Ihr ersetzendes Scannen und definieren die Anforderungen an Ihr Archiv. Danach dürfen Sie das Papier wirklich vernichten.
Roswitha Nadolny · DataProSec GmbH
Spatzenwinkel 3 · 47918 Tönisvorst