Akte 02 — GoBD-Verfahrensdokumentation
Sind Ihre Daten fit für die Steuerprüfung?
Neben der Kassenführung prüfen Betriebsprüfer auch die ordnungsgemäße Buchführung und die dazugehörige Dokumentation. Wir erstellen oder aktualisieren Ihre GoBD-Verfahrensdokumentation — vom Belegeingang bis zur Vernichtung.
Was die GoBD verlangt.
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff beinhalten die Rechte und Pflichten im Umgang mit digitalen Buchführungsdaten.
Für wen gilt sie?
Seit wann gilt sie?
Was passiert bei Verstößen?
Akte 02 — Datensicherheit
Was einmal gebucht ist, bleibt nachweisbar.
Datensicherheit und Unveränderbarkeit müssen bei der elektronischen Datenerfassung und Aufzeichnung nach den Vorgaben der Finanzbehörden gegeben sein. Damit werden die Konformitätsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen konkretisiert.
Akte 02 — Unveränderbarkeit ist der Kern der GoBD
Wie wir Ihre Verfahrensdokumentation erstellen.
Gerade bei kleinen Betrieben sind im Unternehmen oft nur Vorsysteme vorhanden — Auftragskalkulation, Leistungserfassung, Rechnungsschreibung und Belegeingang —, während Buchhaltung und Steuererklärungen beim Steuerberater liegen. Dann reicht die Darstellung der Vorsysteme, des Belegeingangs und der Schnittstelle zum Steuerberatungsbüro.
- 01
Systeme aufnehmen
Alle relevanten Systeme werden aufgelistet und die entsprechenden Programmdokumentationen beziehungsweise Bedienungsanleitungen zusammengetragen.
- 02
Ablauf beschreiben
Der Ablauf der Belegverarbeitung und Buchhaltung im konkreten Unternehmen wird beschrieben — samt der Frage, ob Bearbeitungsschritte im Haus erfolgen oder ausgelagert sind, etwa an den Steuerberater.
- 03
Belegfluss festlegen
Der gesamte Belegfluss von der Belegentstehung beziehungsweise vom Belegeingang über die geordnete und sichere Ablage bis zur Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen wird definiert und beschrieben.
- 04
Dokumentation zusammenführen
Unternehmens-, Anwender-, technische und Betriebsdokumentation werden zu einer Verfahrensdokumentation zusammengeführt, die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit belegt.
Der Fokus liegt auf den Belegen
Die Belegablage muss so organisiert sein, dass alle handels- und steuerrechtlichen Anforderungen erfüllt werden. Dabei wird zwischen drei Belegarten unterschieden:
- 01Belege, die originär in Papierform vorliegen bzw. empfangen werden
- 02Papierbelege, die anschließend eingescannt (digitalisiert) werden — papierloses Büro
- 03Belege, die originär in digitaler Form vorliegen bzw. empfangen werden — papierloses Büro
Für die Prozessbeschreibung hilfreich
- Organisation des Belegeingangs und der Belegidentifikation
- Sicherstellung der Vollständigkeit der gesammelten Belege
- Ordnungssystem und Ablageort der Belege
- Handhabung von konventionellen Papierbelegen und originär digitalen Belegen
- Schutz vor unbefugtem Zugriff oder Verlust
- Verantwortlichkeiten für die Belegablage
- Belegübergabe an die unternehmensinterne Buchführung oder die Steuerberatungskanzlei
- Sicherstellung, dass Belege ordnungsgemäß nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden — und nicht eher
- Sicherstellung, dass alle am Belegprozess Beteiligten die vorgenannten Punkte kennen
Die vier Teile — und die Kasse.
Die Verfahrensdokumentation muss den Prozess im Bereich der Buchführung erläutern, um dem Buchführungsgrundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit gerecht zu werden. Der Prozess ist hier der Weg der Belege von ihrer Entstehung bis zu einem eventuellen Aufruf durch einen Betriebsprüfer.
01
Unternehmensdokumentation
Allgemeine Beschreibung des Unternehmens und der Geschäftsprozesse.
- Unternehmensgröße, -sitz und Mitarbeiteranzahl
- Organisatorischer Aufbau des Unternehmens
- Verteilung der Verantwortlichkeiten
- Auflistung der Tätigkeitsbeschreibung
GoBD, kurz erklärt.
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff — kurz GoBD — beinhalten die Rechte und Pflichten im Umgang mit digitalen Buchführungsdaten. Sie haben die früheren GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, 2001) und GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme, 1995) abgelöst.
Vor der Prüfung ist es billiger als danach.
Schicken Sie uns Ihre bestehende Dokumentation — oder sagen Sie uns, dass es noch keine gibt. Wir sehen uns an, was fehlt, und machen Ihnen ein konkretes Angebot.
Roswitha Nadolny · DataProSec GmbH
Spatzenwinkel 3 · 47918 Tönisvorst